建碁 A Open 利用 Analyzer 打造世界級企業的優勢競爭力

2004年12月的一個下午,建碁 ( AOpen ) 的高層主管與 IT 人員,正透過視訊科技與歐洲分公司的主管緊鑼密鼓地討論著要如何在 2005 年加速擴張歐洲市場的版圖。

對於一家成立 5 年餘的公司而言,建碁近年來的表現著實引人矚目。該公司的主要營運項目為提供「完整電腦零組件解決方案」,而其零組件的整合不但涵蓋 PC 零組件的產業,更擴及資訊家電 ( IA ) 的市場,多年來的努力更充分地獲致了客戶對其品質的信心以及市場的高度肯定與推崇。2003 年,建碁榮獲天下雜誌標竿企業聲望評鑑第 13 名,2004 年為則名列千大製造業的第 79 名。

為了能在 2005 年再創佳績,建碁希望維持高成長的氣勢,再創營收高峰,就必須要能在全球的佈局上有更精確的決策,因此,IT 系統的支援,勢必將在這一場全球性的擴張戰役中,扮演著舉足輕重的關鍵角色。

歐洲市場拓展計畫 帶來商業智慧導入契機

過去建碁總部在分析營運的銷售情況時,都是先看產品類別,再看該產品在不同區域的發展狀況。而這一次建碁為了搶占歐洲市場,基於市場特性必須重新定義營運分析的規則。因為歐洲地區主管希望先針對區域分類,再分析不同區域內各產品的銷售屬性。單就這一個簡單銷售管理分析概念的轉變,卻讓總公司管理資料庫的 IT 人員面臨到非常大的挑戰。

因為傳統的報表分析工具必須先確定分析者所要觀看數據的角度。而以程式寫作方式建構的報表,在需要變更資料分析的角度時,看似簡單的增加一個欄位的功能,對於IT人員來說卻是如臨大敵,有時甚至必須重新撿視並修正遭過數千行的程式。

就迫在眉睫的歐洲市場銷售策略計畫而言,企業總部受到影響、而需要重新設計的報表,至少就有40多張。由於時間緊迫,對決策支援系統中心的資訊人員來說,這是一項即具體戰性的重大工程,但IT人員卻讓問題點成為改革的機會點,時間的壓力反而成為建碁從歐洲市場開始全面性的導入商業智慧系統的開端。

OLAP Cube 快速整合跨部門資料與報表

建碁在資訊系統的建構上,一如許多逐步擴張成長的公司一樣,會因為不同時期的不同需求或技術更新,而導致系統架構及程式之間的不一致;抑或是經由擴併而來的體系,會有不同的資訊架構等,而這些前後期建立的分公司各自有不同的ERP系統,因此,資料的整合向來就一直是IT人員頭痛的問題。

隨著企業版圖的不斷擴大,各單位主管的報表需求皆屬急件,以既有的資訊人力實在無法同時予以滿足。建碁決策支系統中心資訊系統部主任 王則霖表示:「建碁的企業版圖遍及大陸、歐洲、日本等地,各地的的資料庫與ERP系統不一樣,當這些資料彙總至台灣總公司時,如果沒有完善的資料分析機制,將造成資訊難以整合的問題。」不單如此,在資料的分析運用上,以一般ERP系統而言,礙於工具本身開發功能的限制,往往必須耗費可觀的人力與時間去產製報表,更遑論根本就無法滿足管理者對分析性資訊的立即需求。

在歐洲市場績效目標與時間壓力之下,建碁的IT人員重新檢視了過去的系統架構,並在廣泛的審視了所有的相關技術後,規劃了新的決策分析系統。「公司在建置ERP系統時,本該要有OLAP Cube的概念,才可以在整合內部跨部門資料與報表時,更加地有效率。企業的分析報表,不該由IT人員寫上千行的程式來產生的,而是使用OLAP的概念,將資料的組合的權限放到User的手上。」這是管理資訊處資深經理黃欽鋒在建碁新架構上所做出的結論。

化繁為簡的分析報表架構 事半功倍的決策執行力

過去,建碁每有重要的企業決策,就必須召開一場又一場的經營管理會議,每個中高階的主管翻著一頁又一頁的報表。但是現在,利用資訊人員預先規劃的資料倉儲系統 ( Data Warehouse ) 系統,並結合Analyzer所建構的線上使用者端分析應用工具,在會議進行中即時的呈現事實的資料,顯著地降低了企業整體的決策成本。

這個分析報表思維的改變,讓建碁的商業智慧系統在 2005 年的 1 月就順利在歐洲跟總公司同步上線。管理資訊處資深經理黃欽鋒表示:「原本我們以為新的系統需要一段很長的建置時間,最令我們驚訝的是,在兩個星期之內我們就成功的導入了商業智慧」。

昔日複雜的 42 張 EIS 報表,瞬間整合成 10 個靈活的 OLAP Cube。User 任意的拖拉維度跟量值,就可以馬上的產生新的 View,並且可以依照使用者的習慣及需求,快速的變更報表的格式。

完整評估導入工具 立於不敗之地

黃欽鋒資深經理指出,企業要導入一套好的商業智慧分析系統,有二項重要的考量因素。除了軟體本身的成本外,更重要的是建置過程中的無形成本,包括是否可以在預期內完成、介面對於使用者來說是否易於操作、IT 人員的學習曲線,以及最重要的是解決問題所需的時間等。

在選擇方案的評估初期,幾乎市面上所有的相關產品都在建碁的考慮之列,包括過去在商業智慧領域最主要的幾個國外產品,但是大多數經由代理的外商產品不但產品本身價格高,建置所需要的成本更高,而且每一家產品都有其獨門的建置方法跟操作介面,對於 IT 人員的培訓或是前端使用者的教育訓練,都是很大的門檻。

決策系統課主任 王則霖表示:「建碁本身是一個流程很嚴謹的公司,對於任何一項新系統的導入,都有完善的事前評估。我們收集市場上對於商業智慧的相關資訊,實際的進行軟體功能測試,要求廠商提出與其它產品的功能評比,進一步還會向已經導入不同產品的其它企業尋求建言。」最後,在IT與使用者的共同討論下,微軟 SQL Server™ 結合 Analyzer 的商業智慧解決方案組合,以絕對性的領先優勢脫穎而出,成為建碁的最後選擇!

若不包括評選的過程,建碁歐洲分公司商業智慧專案的導入期間不到 1 個月。事實上,其中包括對使用者的需求訪談、派人充份的了解整個技術的細節、實際花在建構資料倉儲以及 OLAP Cube 的時間,卻可能還花不到兩個星期的時間。而建碁之所以能夠這麼快就展現出商業智慧專案的績效,原因就在於 IT 人員的專業、謹慎以及用對了方法。

展望與期許

黃資深經理表示,在導入商業智慧時,建立公司上下的全體共識,進而促成流程與資訊的整合與串流,更是專案成功的關鍵要素。建碁就是由一個了解企業整個 Know-how 的人,協調各部門的溝通與工作的落實,並且貫穿公司上下流程的步驟,來縮短建置的時間。資訊部門在評選的過程中,就由王則霖主任先行接受訓練,了解所有的技術細節。有了清楚的概念,在與各部門進行需求訪談時,就能明確地以 Cube 的多維度結構邏輯思考,而不致於淪入傳統單張報表的設計思維。在對 User 訪談的過程中,王則霖也更驗證了當初的考量點,對一般User而言,操作介面的使用習慣是最重要的因素。事實上,王主任便指出,若沒有 Analyzer 如同 Office 一樣自然上手的操作介面,在 User 端勢必會遇到更大的阻力。

目前建碁業已完成歐洲分公司的商業智慧系統建置,為公司的決策機制提供了最佳的支援與後盾,更進而大大地提昇了部門的營運效能,而未來,建碁也將陸續將該系統建構在世界其他各地分公司,建碁相信藉由商業智慧解決方案的採用與普及,將會協助公司實現降低生產成本、提高產品品質、建立更穩固之客戶關係的多重目標,打晉身世界級企業的優勢競爭力!