台灣拜耳 導入Analyzer 強化執行力、佈局競爭力

2007年4月16日,拜耳集團亞洲區SFS會議的講台上,來自台灣拜耳資訊部的系統經理錢令儀對著來自四面八方的 IT 菁英,分享導入商業智慧分析工具 Analyzer 的經驗與使用現況。「當時台下觀眾都聽得很認真,甚至還踴躍發問,能讓大家振作精神,或許也算是為台灣爭光吧!」錢經理在謙虛的言談中煥發著自信的光采。

企業背景

拜耳與先靈,二家各擁有百年歷史的專業製藥公司,經過審慎的評估與努力,全球總部於 2007 年 1 月 1 日正式合併。而台灣拜耳醫療保健事業群西藥處與德國先靈台灣分公司也在合併後更名為「拜耳先靈西藥部 Bayer Schering Pharma」,全體同仁自 4 月 1 日起,在台北 101 大樓共同為廣大台灣消費者服務。

這樁深受各方矚目的合併案,不僅改寫了全球與台灣藥業的勢力版圖,更因緣際會地帶來了商業智慧 (Business Intelligence, BI) 的導入契機!錢令儀經理指出,二家公司合併後,為求能夠迅速向西藥部提供其營運所需的彙總報表,台灣拜耳資訊部決定導入商業智慧。

錢經理進一步解釋,拜耳採取的是直銷策略、而先靈則是走代銷模式,由於雙方的營運模式不同,再加上各自運行不同的資訊架構,當中的資料儲存格式、報表型式也都不一樣,因此早在合併生效之前,資訊部即已經預設到日後彙總報表的分析需求,而預先著手開始進行規劃。

尤其,拜耳的 ERP 系統運行於 IBM AS/400,而報表也是透過 RPG 來進行開發,唯有資訊人員(IT)才具備開發及維護制式報表的能力,因此業務單位使用者(User)的報表需求,完全都必須仰賴 IT。是以,資訊部早已體認到,為加速報表提供速度,也讓 User 能夠擁有報表修改的自主權,更有必要導入並普及商業智慧前端工具。

需求明確,加上合併日迫在眉睫,在這樣的時空背景下,台灣拜耳選擇了睿智資訊的 Analyzer。

掌握技術、用戶為本,奠定成功基礎

民國95年11月,拜耳資訊部開始就市面上的工具產品進行調查;同年12月,對內提出完整的規劃案,緊接著便立刻發動導入專案。

隨後在近五個月的專案期間內,資訊部將時間和精力主要都放在了整個專案中最複雜、難度最高的環節,也就是異質系統資料的整合工作上。不過,錢令儀經理直指,斷定商業智慧系統建置專案成功與否的關鍵,還是在於這套工具能否落實到同仁的日常工作之中,而這即取決於終端使用者與管理階層對於前端分析工具的接受度。

為充分展現出資料清理與整合作業的成果,更實現「以最省力的方法」、「在最短時間內」把「符合需求」的合併報表提供給 User 的初衷,資訊部知道,Analyzer 的導入是影響專案成效的關鍵。因此,為確保 Analyzer 導入順利,資訊部投入了一個 IT 人力去了解整個微軟 SQL Server 商業智慧平台的技術細節,然後據以展開資料倉儲(Data Warehouse)與 OLAP Cube (多維度資料結構)的實際建置作業,由於IT 謝卉榆系統顧問深諳拜耳先靈西藥部之分析需求,許多分析報表紛紛在很短的時間內被開發出來。

而儘管很快地就完成了 Analyzer 的導入,但為求讓系統能在上線後持續受到業務單位的支持與愛用,資訊部特地保留了遠超過工具導入的時間以供 User 進行測試。之後,除在內部舉辦了一場訓練外,更安排了二名 User 去參加由睿智開辦的公開培訓課程。就是這樣有系統的導入方法,加上User 在測試後對這套系統給予極高的評價,因此,4月1日,這個合併生效、宣告台灣拜耳邁入嶄新里程碑的大日子, Analyzer 正式上線!

分析報表自此"所想即所得"

事實證明,Analyzer 沒有辜負資訊部的期望。成功上線啟用後,合併報表產生速度大幅提升,拜耳先靈西藥部從此可以迅速取得匯整的銷售業績資料。

Analyzer 的分析資料主要來自於企業資源規劃(ERP)系統及經銷商裕利提供的數據。過去,出自 ERP 系統的營運資料往往都必須由 IT 花費許多時間去整理與加工,才能轉化為業務單位同仁能夠使用的資訊,常有緩不濟急的現象;而建置資料倉儲、導入商業智慧系統,就等於將資料的組合的權限放到了 User 的手上,讓他們可以隨時取得個人決策所需的輔助資訊。

錢令儀經理表示,拜耳導入商業智慧的最大好處,就是賦予了 User 掌握修改分析報表的主導權。「現在,如果是調整欄位、交換行列值這類的簡單修改,User 自己就能完成,完全不必等!」她如是說道。

由於有了 Analyzer 的奧援,User 很容易就可以依照區域、產品、時間等不同維度(Dimension, 指分析的角度)去產出各式銷售報表,例如慣用的銷售週轉率(Turnover)分析以及銷售同期比較分析,並且隨時視需求去自行加欄位、改輸出格式(Layout)。

錢經理更接著笑言,「IT 透過 Analyzer 來開發的新報表,更是彈指之間就能做到的事;事實上,就算是需要動到後端的 Cube,IT 也能在很短的時間內就搞定!」

Why Analyzer?!

其實,早在 2001 年,拜耳就已經導入了商業智慧解決方案。只是當時的專案目標太大、資料確認費時耗工,且當時選用的工具在進行常用的前期比較分析時,還必須要下 Code,連 IT 都不容易使用,更遑論是一般的 User,所以當時規劃的美意並未化為現實。

而這次導因於合併案而產生的新一輪商業智慧專案需求,在管理目標與時間限制的雙重壓力下,為了確保工具導入能立於不敗之地,資訊部訂下了「IT 學習簡單」、「User 容易上手」、「導入快速」、「投資實惠」等四大評選原則。而在廣泛地審視了市面上的產品之後,資訊部很快便發現,唯有 Analyzer 能夠完全吻合他們對今次商業智慧工具的期待。

錢令儀經理還進一步補充當初之所以在眾多工具方案中選擇了 Analyzer 的原因,包括:

優質服務,帶來延伸使用的信心

除了來自原廠的產品技術支援之外,錢令儀經理對於協助順利導入、並在之後持續提供顧問服務的精誠資訊,也給予了極高的評價。錢經理表示,對過去一直採行IBM架構的拜耳來說,轉而採用微軟 SQL Server 加上睿智 Analyzer 的商業智慧解決方案組合,資訊部抱持著相當審慎的態度,希望能在專案過程中獲得更多專業的服務。而精誠資訊從初始的測試開始,一直到上線後的系統持續維護,都以專注而負責的服務熱忱與專業素養,提供拜耳所需要的奧援,讓拜耳的商業智慧專案沒有後顧之憂。

她說,在銷售之後,台灣拜耳後續首先將把觸角伸向財務,尤其是預算的部份,藉以進行達成率分析與成本分析;其次,則規劃將 Analyzer 運用在顧客關係管理(CRM)的領域。「全省拜耳先靈西藥部業務代表每日的拜訪記錄累積很大的資料量,既有的報表系統跑不動,而 Analyzer 正可以解決這樣的問題」她這樣說道。而從她對今後展望侃侃而談的燦爛笑顏,相信他日這又將是另一個令人振奮的故事了!

關於台灣拜耳

拜耳集團於1989年1月正式在台灣設立分公司,如今在台擁有近400名員工,年營業額超過100億新台幣,是目前拜耳在亞洲地區員工產值最高的分公司。

關於拜耳先靈西藥部

公司創立:2006年拜耳集團(Bayer AG)併購德國先靈公司(Schering AG),以將拜耳集團下的拜耳醫療保健事業群西藥處和先靈公司合併。

員工數:全球約有40,000名員工(2005年12月31日資料)

子公司:遍佈全球100多國。