台灣泰科電子 導入 Analyzer 在地的商業智慧,亞太立足的置高點

美國總部已有BI,台灣卻仍另行導入Analyzer是為哪般?

當總部財務導向的商業智慧(Business Intelligence, BI)系統無法提供關鍵的物料分析報告,台灣泰科電子股份有限公司(以下簡稱台灣泰科)沒有向08年第四季開始的產業景氣衰退低頭,在逆境投資"只許成功不能失敗"的壓力下,他們選擇了台灣睿智(Strategy Companion)的用戶端分析工具- Analyzer,除端出了教其他亞太分區事業單位驚艷的分析成果,更一舉鞏固了台灣IT團隊在亞太地區的不可取代性!全球景氣寒冬中,應用系統支援經理黃金池為我們娓娓道來這個振奮人心的故事。

料號分析、單位合併,挑戰帶來BI導入契機

所有泰科電子在SAP ERP系統上處理的全球交易資料都會轉到總部的BI系統上,用於產出各項營運狀況分析;不過,對於台灣泰科電子來說,總部創建且分享出來的BI分析,之於他們的日常營運支援來說,卻大有鞭長莫及之感。

黃經理指出,原因在於泰科電子是紐約證券交易所上市公司,總部的BI分析定位在綜觀全局,且以全面核算、成本控制、預算管理等財務導向的資訊蒐集為主;也因此,總部的BI分析並未深入至料號的層次。但是,由於料號是物料、生產、業務、工程、會計、倉儲、採購等亞太營運管理的基礎,對於身為製造及貿易重鎮的亞太區而言,當總部分享的BI報表缺少了關鍵的料號分析,他們只好「更憑本事」,自己想辦法填補這先天BI架構中「失落的一塊」。

台灣泰科的作法,是當業務或財務等使用者(User)部門有新增的分析需求,其轄下的IT人員就會先溝通或分析User的資料及報表需求,然後據以向美國總部提出資料申請,在資料到手、並整理之後,再把資料套入到設計好的報表中。不過,隨著User對報表的需求愈益增多,IT資源有限情況下必須和時間賽跑的壓力,在台灣本地建立資料超市(Data Mart)確有必要;而為了讓苦心整理之資料的價值得以彰顯,搭配一網路化(Web-based)的BI工具介面,讓User享受到自行組合資料和創建報表的高效率,更是勢在必行的投資。

事實上,早自2007年起,台灣泰科便開始研究BI、並尋訪合適的前端工具。不過一直到了2008年十月,總部二個事業部整併的組織再造大事件,卻讓BI導入正式成為台灣泰科迫在眉睫的關鍵任務。

因為二事業部的報表架構不同,亞太地區受連動而需要變更、合併的報表非常多,如果以原本方式來因應,由於傳統報表須先確定分析者所要觀看數據的角度,而以程式寫作方式建構的靜態報表,在需要變更資料分析的角度時,有時看似簡單的增加一個欄位的功能,對IT人員來說即已是如臨大敵,有時甚至必須重新檢視並修正超過上千行的程式。為避免這樣的噩夢成為現實,在資料超市建置順利、多數資料已轉成多維結構資料庫(Cube)格式之際,彼時正是導入BI前端分析工具的最佳時機!

眼見為憑,Analyzer採購輕騎過關

2008年九月,台灣泰科選派IT人員參加了睿智開辦的系列課程,學習到利用微軟分析服務(Analysis Services)部署BI解決方案的方法,也從中對Analyzer有了更深入的認識,在實際試用過後,他相信Analyzer是當時候最適合台灣泰科的選擇。

由於總部已經有了BI系統,加上利用靜態報表工具及Excel以補不足的做法亦已行之有年,雖說台灣擁有現成的Microsoft® SQL Server™的授權、又具備自行建置的能力,可以將導入BI的成本降到最低程度,但是想要說服高層同意另行採購Analyzer的軟體授權,卻仍不是一件容易的事。

為了成功說服公司接受此提案,IT部門在一至二周的時間內,以公司既有的真實營運資料,利用Analyzer建置了一個BI的雛型 (Prototype) 系統。而這招果不其然地奏效了!

首先是Taiwan IT Manager率先認同了黃經理的規劃理念與Analyzer的價值,接著到了最緊張的總經理那關,看見料號分析躍然於電腦螢幕上,分析畫面的豐富性及介面的易用性也教人滿意,總經理立刻便點頭同意了對Analyzer的採購。自此,醞釀已久的BI專案,終得以正式發動。但是,令人驚喜的是,即便專案甫開跑,但系統上線的終點卻已近在眼前!因為,在購入了Analyzer的正式版本授權的二周內,台灣泰科的BI系統建置即已大功告成。

從此,藉由台灣本地的Cube,財務及業務二部門的分析人員可以快速得到個人及部門所需要的分析報表,寶貴的時間不再需要耗費在提交需求、等待資料、整理數據等非必要性的前置作業,而是能夠真正地專注在結果的分析,進而去推敲最佳決策、並據以快速採取正確行動。

驚豔亞太,料號分析無中生有

不必再對總部宏觀角度下所未能顧及的區域性BI需求徒呼遺憾,在Analyzer的協助下,台灣泰科從此具備因地制宜的BI分析能力,不只深入、精緻的料號分析成為現實,更能為User無限延伸的分析需求,提供可信賴的快速資料奧援。

事實上,由於料號分析一直是亞太各地區深切企盼卻不可得的分析主題,所以當料號分析自台灣泰科手中像變戲法般地橫空出世,自然成為各方矚目並艷羨的焦點。

黃經理也為我們簡單地歸納了台灣泰科導入BI的價值,他說:「就是能最快滿足User對資料的需求!Run Reports Anytime, Anywhere.」他舉例,如果使用者突然需要亞太某期間的帳務資料,自行從Cube中抓取維度和量值即可創建報表,工作效率自然是不可同日而語。

他相信,BI對於User及IT都是雙贏的選項。對User而言,有了OLAP的資料架構與滑鼠拖拉自建樞紐分析表的Analyzer,立刻就擁有了資料組合的權限,更能增進營運績效的能見度。而之於IT人員,BI則不僅是提升了資料品質,更顯著增進了對User的服務效率,還能夠簡化報表的管理工作。他解釋,這是因為在將許多原本以靜態報表形式呈現的資料轉成BI分析之後,報表的數量就不會因User分析思維的變化而無限擴充,不致讓落入報表爆量成長的IT管理困境。

他歸納了此次專案成功的關鍵:一是眼見為憑的預期成效,二是高層的認可與支持。

他認為,建置Prototype系統,除了是IT人員檢驗軟體是否合用的必要過程, 也是向User傳遞價值與縮減期望落差的必要投入;而另方面,BI能否深入人心、甚而落地生根,關鍵則在於高層的態度。在台灣泰科的BI導入案中,總經理對BI的支持,就不僅僅只是口頭上的嘉許,而是身體力行的高度涉入。事實上,系統甫上線,總經理就向黃金池要了Analyzer使用者手冊的文件下載連結,表示要自學操作,積極的態度讓他在意外之於更覺佩服。

知識帶來競爭力

從宏觀角度切入,黃經理認為,對於台灣泰科來說,現階段導入Analyzer至少具有三大意義。一是確保所有資料皆出自單一來源;二是建立了資料編碼架構和維度的一致性;三是從此確認報表工具「軟硬兼施」的組合分工,也就是BI動態報表採用Analyzer、靜態報表則倚賴微軟報表服務,兩者後端同樣都銜接Cube。

事實上,對台灣泰科來說,Analyzer導入不過是一項小型專案,但卻有「小兵立大功」的高回報。

2009年,是充滿考驗的關鍵一年,當許多科技人惶惶不安的時刻,對於台灣泰科的IT團隊來說,他們卻因為這次的BI專案,而早已在經濟風暴席捲前便取得了有利的防禦位置。首先,是他們提供的報表清楚地顯現出組織重整的綜效,讓大家都注意到台灣IT的傑出表現;其次,台灣泰科的IT部門從此得以將整個公司關鍵的領域(Domain)知識掌握在手中,確認了整個亞太區的報表自此都由台灣提供的分工模式,確定了短期內難以撼動的重要性,在部門整合的不確定動盪中,反而率先建立了不可取代的優勢地位!

關於泰科電子

泰科( Tyco International Ltd )是美國排行第26大的跨國集團公司,由四大事業群: 泰科電子(Tyco Electronics)、泰科醫療(Tyco Healthcare)、泰科消防保安(Tyco Fire & Security)及泰科工程產品及服務(Tyco Engineered Products & Services)組成。

泰科電子(紐約證券交易所代號NYSE: TEL)是全球最大的被動電子元件供應商,同時也在網路解決方案、無線系統及海底通訊系統領域居全球領先地位。2007年在全球超過150個國家的銷售收入達135億美元。

台灣泰科電子股份有限公司為泰科電子在台分公司。