台灣山崎打造精準可信賴的資訊,提升決策,幫助其利潤增加

為因應不同的需求,衍生人工繁雜的報表工作

走近百貨公司或是捷運站周邊,有時會有陣陣濃郁的麵包香撲鼻而來,往前一看,顯眼的紅色招牌,店內人潮絡繹不絕,麵包單價不高,口味親民,那是遠從日本而來的麵包品牌山崎(Yamazaki)。

台灣山崎今年邁入第二十六年,一直以來堅持慎選原料,且不斷開發新產品,每天現場烘培,提供最新鮮的產品給顧客。

台灣山崎為追求對每—位顧客提供更高品質的服務,台灣山崎日益成長的營運系統已趨複雜化,而過去重度倚賴的資訊系統,已無法滿足各階層管理者的分析需求。再加上高階主管到基層幹部所需的資訊各異,關心的角度及報表結構也不盡相同,導致需花更多人工時間,利用Excel再次加工整合資料;如此不僅缺乏效率,也易造成加工後的人工錯誤。因此,如何統整適合各部門人員所需的正確資料、如何迅速挖掘散落於各系統中的眾多資訊,並發現問題,進一步改善問題,變成各分店及總部共同的難題。

尋求解決難題的方案

台灣山崎韋佑欣先生指出,之所以選擇Analyzer要點有四:「適切企業需求」、「使用者操作介面友善」、「與企業內其他系統整合性」、還有「總體持有成本」因素,因而選擇了Analyzer及澳洲商冠衡資訊的顧問服務。

商業智慧導入成功的關鍵

台灣山崎在導入階段中,除了資訊師韋佑欣的統籌之外,另加入負責使用單位溝通協調的營業部沈香君小姐來協助導入。由於資訊師無法完全理解細微的營運需求,使用者又缺乏資訊邏輯,所以跨領域互補性的團隊組合是專案成功非常重要的因素。

在營業單位引導下,挖掘出數據價值

向這些資料要價值,企業必須有至少一名的業務人員為專案提供方向性的指導。韋佑欣解釋,如果一開始就把海量資料匯入資料倉儲或者資料庫,然後投入大量的新技術來對其進行分析,這樣的專案註定是要失敗的。在缺少業務指引的情況下,就不要幻想能夠挖掘出業務價值。

台灣山崎營業部沈香君指出,在使用Analyzer之後,使用者過往天馬行空的想法可自由產出,陸續地增加想法及需求後,往後報表的設計不用受限於資訊單位的協助,使用者可利用Analyzer拖拉自行產生。沈香君說明,過往營業單位成員需不斷重覆確認、不斷重覆尋找問題點、不斷再次確認修正過後的資料,才能確認報表內容的正確性,這是個耗時耗力且需耐心、細心才可以完成的巨大工程。但導入Analyzer後,只需專注於設計報表的呈現面,而不用擔心資料的正確性。

在導入Analyzer之前,每位同仁需求的描述不一致,因有不同的經驗與見解,甚至產出的相同報表都有數據的落差。她說,公司成員間的溝通如何快速、甚至不同部門同仁間融入企業相同的思維,導入商業智慧系統有其絕對必要性。

導入Analyzer後,自動完成,隨時掌握多元最新資訊

使用Analyzer資料視覺化的特性來找到資料的相關性以及模式,而這些資料在之前是沒有很好地組織在一起的。在判定資料的相關性和模式之後,它們就可以轉化為新的業務管理問題,提交給經營管理單位來進行後續的追蹤及管理,台灣山崎營業部沈香君說。

在導入Analyzer後,不僅在人力成本、時間成本得以獲得縮減。更可依分店及總部不同階層的使用者,創造出更多元化的表格,滿足不同使用者需求。同時,也可迅速切換不同觀點,看到不同面向,更快掌握問題點。最直接的效益是,現在能一眼就輕鬆掌握到產品的銷售好壞、初估利益狀況、生產品質狀況,做出更快速的判斷。

另外,使用者也能按不同分店模式、區域、品牌進行比較分析,甚至讓主管能立即發現分店異常,馬上做出指示,從基層開始主動做出調整。

導入Analyzer後,更貼近實際理性的分析

透過Analyzer,原本分散在別處的POS系統資料也得以整合。讓過去僅能以分店人員主觀的估計值、或是缺乏數據根據分析的想法,誤判顧客喜好的問題,現在可透過Analyzer及POS系統更理性客觀的分析,進而讓分店管理人員可依不同區域的分店客層屬性、喜好,進行更精確的產品調整、出爐時段更改,甚至是總部的新品研發方向。

導入Analyzer後,有了方便的系統回饋

其中以系統自動回饋,讓使用者感到最大便利。只要簡單拖拉及滾動滑鼠,再經由系統訂閱功能,每日就能輕鬆接收自己希望見到的回饋內容。不用再因地點、時間、系統限制,而無法掌握最新資訊。即使主管遠在日本出差,也能每日接收到最新資訊,掌握營運狀況。而且,Analyzer對於不常使用電腦的麵包師傅們來說,原本是非常困難的。所幸藉由訂閱功能,由總部預先建立所需要的報表,師傅們只要從Email就可以看到分析資料,掌握每日營運、報廢數量、不良品統計,進而調整生產流程、產量,逐步接納資訊系統所帶來的好處,甚至開始願意自行在Analyzer內做出自己所需的表格。

ROI與TCO

台灣山崎資訊部韋佑欣說,一個專案要成功,就必須提供一個良好的投資回報率。舉個例子,在導入Analyzer後,透過系統的回饋,可掌握各店別營運狀況。像是產品報廢率就下降了5%。

另外,擁有權總成本是最重要的,而不僅僅是購置成本。記住這一點對企業選擇正確的技術是很關鍵的。總成本價值的優化涉及到投資正確的技術以及技能組合,需要理解哪些技術才是最適合自身企業的,並把整個系統結合起來。相比於對技術過於崇拜的企業,從價值層面打通IT與業務部門的企業更容易獲得專案的成功。

未來展望

未來,山崎麵包期望整合各種E化系統資料,在Analyzer做整合與績效呈現,讓決策者與各階主管能更精準快速瞭解採購、會計、人資、營業、生產單位的資訊,改善問題,搶得先機,同時運用KPI來提昇管理成效,進一步提供顧客更好的產品與服務。

山崎簡介

台灣山崎Taiwan Yamazaki成立於1987年,為日本山崎海外事業部於台北設立的股份有限公司。同年11月,台灣山崎在台北市崇光百貨公司成立了台灣第一家山崎麵包專賣店。為了提供給顧客更多元且完整的產品及服務,台灣山崎自2000年開始,進一步開展麵包及咖啡結合的複合式店面。迄今,台灣山崎麵包已有多家分店分佈全台,未來將積極培育當地人才,持續教育訓練以提高服務品質,並以每年至少成立2家專賣店為目標,服務更多顧客。